Ter o acompanhamento gerencial em todas as etapas do projeto significa cuidar para que tudo saia conforme o esperado ou que ainda tenha resultados surpreendentes. O acompanhamento gerencial requer reuniões semanais de coordenação com os engenheiros e os envolvidos, a fim de garantir a perfeita execução de todas as fases do projeto. Contingências acontecem, principalmente em obras grandes, e quando você tem uma boa gestão de projetos a solução acontece em tempo hábil com menos gastos e estresse e, consequentemente, evita-se decepções.
O acompanhamento gerencial envolve o acompanhamento de todas as partes de legalização de projetos, evitando assim surpresas desagradáveis com órgãos públicos, por exemplo. Além disso, o acompanhamento de projetos é feito por uma equipe que envolve diversas áreas com o recurso de ferramentas de gestão de projetos.
Embora seja extremamente importante, a fase de acompanhamento gerencial é frequentemente negligenciada. E é durante o acompanhamento gerencial que tudo é providenciado para que o projeto seja concluído com sucesso. Exemplos de atividades na fase de acompanhamento de projetos incluem, manter o resultado, avaliar o próprio projeto, e gerar relatórios do projeto
Vantagens do acompanhamento de projetos
A questão central na fase de acompanhamento de projeto diz respeito à quando e onde o projeto termina. Os líderes de projeto costumam brincar entre si que os primeiros noventa por cento de um projeto avançam rapidamente e que os dez por cento finais podem levar anos. Os limites do projeto devem ser considerados no início de um projeto, para que o projeto possa ser encerrado na fase de acompanhamento, uma vez que tenha atingido esses limites. Daí a importância de uma boa ferramenta de gestão de projetos.
Às vezes não está claro para os interessados sobre o resultado do projeto. Os clientes podem esperar receber um serviço, enquanto a equipe do projeto pensa em outro. Essas situações são particularmente fáceis de se manifestar na fase de acompanhamento gerencial evitando frustrações e mal entendidos.
O que exatamente o acompanhamento de um projeto envolve?
Os líderes e equipes de gestão de projeto estão envolvidos com os seguintes componentes:
1. Equipe
Uma equipe de projeto é composta por um grupo de pessoas comprometidas em alcançar o resultado do projeto. O grupo geralmente é formado por pessoas com experiências diversas, cada uma delas contribuindo com conhecimentos e habilidades diferentes.
2. Objetivo
É o resultado final desejado. O objetivo do projeto é, às vezes, vago ou não claramente estabelecido. Em muitos projetos, é necessário adaptar a meta à medida que o projeto avança.
3. Recursos limitados
A quantidade de tempo e dinheiro disponível para a conclusão de um projeto é sempre limitada. Nenhum projeto está completamente livre da pressão do tempo. Com o acompanhamento gerencial, a gestão do projeto é feita diariamente e isso evita a perda de tempo e de insumos.
4. Incerteza (riscos)
Uma característica dos projetos é que seu sucesso nunca é garantido de antemão. Mesmo que a meta desejada já esteja sendo alcançada, é incerto que fique dentro do orçamento disponível ou dentro do tempo proposto. Não é incomum que um projeto demore três vezes mais e custe o dobro do estimado originalmente. Também não é incomum que apenas trinta por cento dos membros da equipe do projeto original estejam trabalhando no projeto após sua conclusão. Portanto, com o acompanhamento de projeto por empresa especializada e uso correto de ferramentas de gestão de projetos esses problemas podem ser evitados.
Ter uma equipe para fazer o acompanhamento gerencial com o uso de ferramentas de gestão de projetos vai permitir que toda lacuna seja preenchida entre o planejamento e a implementação de empreendimentos em andamento e futuros. Essa prática não apenas determina e prevê as consequências do projeto, mas também dá à sua empresa ou residência a oportunidade de avaliar os efeitos negativos.
